Ir a una negociación cuando una de las partes no tiene conocimiento de ideas ágiles y su mente no está preparada para éstas, requiere una especial preparación previa a la reunión.

La preparación previa debe ensayarse en privado, como hacen los actores de teatro, dado que la primera parte de la reunión deberá ser una puesta en escena, una escena de cómo se desarrolla una metodología ágil donde la otra parte participará de forma activa. De esta forma se le muestra qué es una metodología ágil al mismo tiempo que participa en la simulación.

Dependiendo del tipo de cliente y de la cantidad de las personas que acudan a la negociación, se debe preparar una puesta en escena distinta, porque cuantas menos personas estén presentes, mayor será la participación de las mismas.

Supongamos que tenemos una negociación con tres personas del sector de la publicidad, la posible contratación de una campaña de publicidad esta en juego en la reunión.
Antes de comenzar la negociación se plantea que la metodología de trabajo es ágil, en este caso basada en Scrum, y que se quiere hacer una muestra gráfica de cómo se gestionan los procesos de desarrollo con los clientes.
Para esa negociación acudimos con cartas de Planning Poker para realizar una simulación de una estimación.
Repartimos las cartas a cada persona presente, con este gesto ya los invitamos a participar en la estimación de una forma natural.
Le proponemos estimar de forma ficticia la creación de un producto, por ejemplo, una silla, lo mejor es llevar fotografías de cada una de las partes de la silla.
Vamos sacando cada foto de las partes y hacemos rondas de estimación.
Al finalizar tenemos una pila de producto estimada por todos los participantes.

Con esta puesta en escena conseguimos que los asistentes se sientan mas informados sobre las metodologías ágiles, comenzamos la negociación con un ambiente más distendido, con un posible cliente más abierto a las metodologías ágiles, y que además verá cómo no tiene nada distinto a otras metodologías.

La puesta en escena de una representación de una estimación, involucrando a todas las partes en la reunión, jugando a las cartas, consigue romper las primeras reticencias de los clientes a introducir cambios en forma de trabajar con los proveedores.