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13/11/2009

Clientes que no participan en el Scrum

alarm_clockUno de los factores importantes en las metodologías ágiles es la implicación directa del cliente en el proceso de trabajo.
Los clientes son una parte activa, no solo en la fase inicial de determinación de los objetivos, si no también durante todo el proceso de creación o desarrollo para cumplir esos objetivos.

Pero ocurre a veces que el cliente no quiere participar en el proceso, normalmente alegando falta de tiempo, o acostumbrados a un documento de requisitos que seguir a rajatabla, esperan que se cumplan estos y que él solo vea el resultado final.

Esta situación es muy difícil de manejar, dado que la no presencia del cliente conlleva tomar decisiones que no le corresponden al Product Owner y el equipo. Hay tener en cuenta que no existen recetas magistrales, que cada caso es distinto, pero se puede conseguir reducir las consecuencias de la falta del cliente empleando varias técnicas:

  1. Buscar una persona que tenga relación directa con el cliente, aunque sea para otros temas, que si disponga de tiempo para poder participar en las reuniones, las presentaciones o que pueda atender a las llamadas del equipo. Esta persona, aunque no esté en el proyecto le puede comunicar al cliente los avances, proyectando sobre el mismo la sensación de que se esta trabajando y avanzando.
  2. Entregas fáciles de usar. Este aspecto puede resultar novedoso, pero es muy efectivo con este tipo de clientes. En vez de terminar un sprint y hacer una presentación del producto terminado en este periodo, hay que crear una historia de “Preparar la presentación”. Esta historia puede ser grabar un vídeo sobre el avance del proyecto. El cliente con el mínimo esfuerzo y tiempo puede ver la evolución del proyecto.
  3. El último recurso, si los dos anteriores no funcionan se le llama la “Carta mensajera”. Si aún así el cliente no tiene tiempo para ver los vídeos y poder dar una opinión en una llamada de un minuto, lo mejor es remitir por email y correo normal las entregas. En el correo normal enviar el resultado en un soporte digital dentro un sobre grande, cuanto mas llamativo sea mejor. Si el cliente ve el sobre y no hace nada, cuando tenga mas de uno comenzará a darse cuenta de que tiene tarea pendiente, que tiene que revisar la documentación. En este caso extremo el propio cliente, si no colabora se verá desbordado por los sobres. Hay que acudir al elemento visual para hacerle llamar la atención.

Estos tres consejos son en verdad para activar la participación de un cliente en el proceso de desarrollo de su proyecto, pero si de verdad el cliente no tiene ningún interés por estar involucrado en el proceso, no es un cliente recomendable, sobre todo por que la comunicación es inexistente y el resultado casi seguro que no cubrirá la expectativas depositadas en el encargo del trabajo.

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31/08/2009

Scrum y los pedidos de los clientes

Scrum ofrece un grupo de herramientas sencillas que permiten gestionar los pedidos de los clientes de forma clara y concisa, llegando a convertirse en una relación donde la empresa entiende perfectamente lo que el cliente necesita.

La primera herramienta que se utiliza en Scrum es la Pila de producto, o Backlock. Se denomina así al documento donde se anotan los requisitos que solicita el cliente sobre su pedido o encargo.
Ejemplos de pila de producto:

Pla de producto

Pongamos un ejemplo: Un cliente llama por teléfono a una empresa para encargarle que necesita unas sillas futuristas para su restaurante. La empresa que recibe  le muestra su catálogo On Line y aquél no encuentra ninguna que le guste. El cliente solo dice que quiere una silla distinta. En este caso tenemos muy clara la necesidad del cliente y sus peculiariades, una silla futurista.
El Producto Owner cita al cliente para preparar la pila de producto, dado que una silla futurista es un término muy genérico, y debe concretarse para que el resultado de la fabricación de la misma sea óptimo.

La pila de producto se realiza separando los elementos en una lista, en el caso de la silla: respado, patas, sillón, brazos, otros elementos decorativos que el cliente solicite.
El Produc Owner le va preguntando cómo quiere cada uno de los elementos, así se va concretando lo que para el cliente significa “Silla futurista”. Después de una reunión de dos horas podemos decir que como pila de producto han obtenido la siguiente:

  • Respaldo ancho, de unos 60 centímetro, de metal y de color gris, acolchado.
  • Sillón del mismo acolchado que el respaldo, circular y con dibujos futuristas de planetas.
  • Patas de aluminio finas y rectas.
  • Con brazos de aluminio acolchados igual que el respaldo.
  • Poner en los brazos un espacio para enchufes para micrófonos y cascos (para que los clientes del restaurante puedan hacer sus pedidos desde la silla), esto lo montará otra empresa.

Como podemos comprobar la empresa ya tiene una idea de qué significa una silla futurista para el cliente, con la reunión y con la disección de los elementos hemos forzado al cliente a que explique con más detalles su idea.

Esta pila de producto ahora se remite al equipo que estima el coste de desarrollo de la misma. Una vez estimado se le presenta al cliente el precio y los plazos de ejecución de cada una de las tareas de la pila de producto.
El cliente prioriza esta pila y por donde se debe comenzar el trabajo.

Al final de cada Sprint se le muestra al cliente la evolución de su encargo.

La pila de producto está priorizada por el cliente, este puede reordenarla cuando quiera siempre que no afecte a las tareas que están en producción. El cliente además puede añadir nuevas tareas a la pila, en este caso se le estima el coste y el plazo de entrega y si está de acuerdo se suma a la producción. Supongamos que en el ejemplo anterior, el cliente llama a mitad del encargo para decir que quiere ponerle al respaldo unos altavoces, aunque el respaldo ya esté terminado, no hay problemas, se estima y presupuesta la tarea, y se añade a la pila si el cliente da su visto bueno.