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no me gusta scrum

Muchas personas creen que por negar varias veces al día algo se acaba convirtiendo en una afirmación, en un verda incontestable.

Esta doble negación es en verdad un síntoma de que algo falla,  achacando esta baja productividad al sistema y no a la ineptitud o ineficiencia de el que lo ejecuta.

Si buscamos en Google imágenes la palabra ineficiencia obtenemos este resultado:

ineficiencia

Con un vistazo rápido podemos sacar varios conceptos asimilados a la ineficacia: El dinero y gráficos de bajada.

Las personas no se quieren sentir como el demonio de la primera imagen, desde el punto de vista de la empresa y del mercado, una persona ineficaz cuesta dinero y malgasta recursos de la empresa. Cuando se quieren introducir métodos de trabajo como Scrum, que con unas sencillas reglas se puede obtener la productividad y los costes de los proyectos, estas personas reniegan del mismo, buscan toda clase de excusas para así poder esconderse en otros procesos de gestión. Otros procesos que permitan camuflar su ineficacia, su ineptitud y su falta de implicación con los objetivos de la empresa y de sus compañeros. En definitiva, refugiarse en otros procesos que les permitan esconder sus carencias el máximo tiempo posible.

Negar que Scrum aumenta la productividad es algo parecido a negar que el aceite de oliva es bueno para la salud. Existen siempre unos intereses comerciales, empresariales, o de otra índole, que hacen que colectivos apoyen unos sistemas de gestión y desprecien otros, simplemente por intereses personales o pecuniarios. Estos apoyos además sirven para que la persona que realiza la negación se pueda apoyar en sus conclusiones erróneas.

Desde que comenzamos a ayudar a integrar las metodologías ágiles en empresas, siempre nos encontramos con ciertos individuos que realizan esta afirmación negativa, suelen protestar de que la bajada de su rendimiento es por causa de la integración de Scrum, y no por que ellos siempre han sido poco productivos, ineficaces, y desde que está integrad dentro de un equipo de trabajo él es el que menos rinde, no puede seguir el ritmo de sus compañeros, ni realizar las tareas estimadas por consenso.

Desde ese día esta persona se convierte en un enemigo público de las metodologías ágiles, defiende cualquier otra que le ayude a conservar su ineficacia.

Es verdad que Scrum no sirve para todo, no es la herramienta que va a salvar a una empresa de su mala gestión, pero si todo un equipo de trabajo ha decidido integrarlo como sistema de trabajo, es por que el equipo si ha entendido los beneficios, la mejora de la productividad y la eficiencia de los procesos, así como la felicidad de todas las personas que intervienen. Si el equipo ve los beneficios, el improductivo sale a la luz fácilmente.

El truco que se utiliza con los niños cuando le quitan un bolígrafo a un compañero en el colegio: “Será fácil identificar al ladrón, el bolígrafo destiñe así que tendrá las manos rojas”, el que ha cometido el hurto se mira rápidamente las manos, tiene que defender su inocencia. Pues con la integración de Scrum pasa lo mismo, el primero en negar es el primero en autoinculparse, el primero en negar la mejora de productividad.

Estrés

Normalmente, cuando se planifican las ejecuciones de proyectos a largo plazo, las personas miramos al futuro de manera positiva, con la certeza de que cumpliremos los objetivos, la meta se encuentra a una distancia suficientemente lejana para no estar preocupados.

Comenzamos a trabajar conociendo nuestra tarea y el tiempo que disponemos para realizarla, normalmente la velocidad de trabajo suele ser buena, pero no contamos con los impedimentos o circunstancias que nos hacen modificar la velocidad de trabajo. Como la meta se encuentra suficientemente lejos en el tiempo, no valoramos de forma real a que velocidad vamos.

Normalmente el resultado suele ser que cuando va pasando el tiempo ya no vemos tan posible llegar a la meta en la fecha prevista, comienza aumentar la velocidad de trabajo y el estrés, al cual hay que seguir sumando las molestias diarias, que estas no desaparecen..
Cuanto más cerca se está de la fecha de finalización, más estrés, como se puede ver en la gráfica siguiente:

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El nivel de estrés cuando se está cerca de la meta, de la entrega del proyecto, hacen que las personas se vuelvan irritables, terminen la jornada de trabajo muy cansadas y además, normalmente los remates finales pierden calidad por la falta de atención y cuidado que se se tienen en esos momentos.

Un ejemplo muy sencillo para explicar esta acumulación de estrés son los exámenes. Todas las personas que deben acudir a la prueba conocen la fecha del examen, normalmente con un plazo más que suficiente para estudiar, pero lo habitual es que la mayoría no haga mucho en los primeros días, dejando para los últimos la gran mayoría de los estudios.

Scrum, mediante el sistema de pequeñas iteraciones, de entregas parciales delante del cliente, diluye el estrés en cada sprint, consiguiendo con ello que el nivel no llegue a ser un factor que afecte a la producción y a su calidad.
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En el gráfico anterior podemos ver como se produce un estrés que se elimina normalmente al finalizar un sprint, dado que se tienen que haber cumplido las tareas asignadas. Si algunos equipos acumulan tareas de un sprint a otro, se debe estudiar el por qué y solucionarlo.

Scrum lo que consigue al distribuir el estrés es:

  1. Que no afecte a la calidad del proyecto.
  2. Que el equipo tenga siempre la moral alta.
  3. Que la meta no sea un condicionante que modifique el resultado, por falta de tiempo de entrega.

En las empresas que estén empleando Scrum, la palabra estrés no debería aparecer nunca, si lo hace, es que no estamos haciendo Scrum de forma correcta.

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Uno de los grandes problemas de todas las empresas es el de querer tener empleados motivados de forma continua. La obsesión con la que se tratan estos temas por parte de los directivos o gerentes, hace que lleguen a probar métodos distintos constantemente.

En el chiste de Forges que abre este artículo se representa uno de los grandes males de todas las organizaciones, existen muchos puestos ejecutivos y de gestión en la cadena de producción, pero por desgracia, recae sobre el último escalafón la responsabilidad de la productividad.

Para poder mejorar esta productividad se suele caer en el error de querer motivar al empleado con ofertas como si fuera el consumidor de un establecimiento de alimentación, pagas de horas extras, regalos por objetivos, viajes anuales, cheques de restaurantes, etc.

Este planteamiento solo tiene una repercusión directa cuando el trabajo que realiza la persona es automático, sin ningún tipo de creatividad, dado que no dispone de ningún otro estímulo posible. Un empleado que esté ocho horas vigilando un proceso de una máquina o controlando que en una cinta transportadora el material este en perfecto estado, no tiene ni un solo segundo para ser creativo, aunque si puede aportar ideas para la mejora continúa de procesos, que normalmente se le ocurren descansando en otro lugar.

Pero existen muchos otros tipos de trabajo, donde siempre hay parte de procesos creativos. Se pueden poner por ejemplo muchas pequeñas tareas: redactar una oferta o presentación a un cliente, atender o realizas llamadas, etc. En todos estos trabajos hay una parte mecánica pero otra creativa, dado que por ejemplo una persona que atiende una llamada, tiene que cumplir unos protocolos pero siempre hay incertidumbre sobre la respuesta del su interlocutor y ahí debe ser imaginativa y resolutiva.

En este segundo caso, para mejorar la motivación y la productividad no es óptimo aplicar los métodos antes comentados, el factor principal es tener un ambiente de trabajo excelente y sobre todo, dejar que las personas o equipos tengan autogestión, con ello se consigue que los empleados tengan poder para tomas decisiones, que tengan la capacidad de poder gestionar sus tareas, se consigue que se involucren más en los procesos, que estén más motivados, y como resultado final, aumente la productividad de forma directa.

Scrum ofrece precisamente un marco de trabajo donde se fomentan estos aspectos, por lo que una de las primeras consecuencias que tiene la integración de Scrum en una empresa es el aumento de la productividad.
Scrum además introduce este proceso de una forma natural, sin ser impuesto desde arriba, por lo que las personas se sienten con la capacidad de poder tomar decisiones que mejoren sus condiciones laborales, consiguiendo con ello aumentar su motivación.

Esto no significa que las empresas tengan que renunciar a ciertas prebendas que les ofrecen a sus empleados, pero hay que tener en cuenta que la principal es que el empleado se sienta valorado como persona, que sepa que sus ideas o mejoras son tomadas en cuenta y aplicadas en los procesos.

En resumen, las empresas pueden ofrecer puntualmente algunas recompensas extraordinarias, pero la mejor de todas es que un empleado se sienta involucrado de forma directa en los procesos, que se sienta parte de ellos. Scrum permite que esto sea posible.

money scrumUno de los datos relevantes para saber si se ha integrado bien Scrum en la empresa es, el aumento de la productividad y los ingresos.

Jeff Sutherland, el padrino de Scrum y de las metodologías ágiles, afirma que cualquier empresa que haya integrado Scrum de forma correcta debe aumentar mucho su producción y sus ingresos económicos, si no, no está haciendo bien la integración de las metodología ágiles.

Pone como ejemplo de buena integración a Google, que aumentó un 160%, y de lo contrario a Yahoo, que solo aumentó de 0-35%. Llega a destacar a empresas que aumentaron hasta un 400%.

Jeff defiende que si las metodologías ágiles están bien integradas se debe producir un gran aumento de la productividad, cualquier dato que indique lo contrario debería llevar a los responsables a estudiar el por qué, y en qué están fallando.

El aumento de la productividad viene básicamente por la mejora de gestión de la producción, mejora que se refleja por la autogestión de los equipos, que les permite ser mas eficientes, sobre todo, por eliminar procesos repetitivos y de escaso valor para la producción.