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velocidadEmpleando Scrum obtenemos el valor de la velocidad. Esto nos permite conocer nuestra velocidad de trabajo, que es algo distinto de la prisa, con la que mucha gente la confunde.

Disponer de una velocidad nos da a conocer el nivel de producción contínua de un equipo de trabajo, pero muchas personas caen en error de añadir a esta velocidad el ingrediente de la prisa, si un equipo tiene una velocidad de 50 puntos por Sprint, se suele ir añadiendo prisa poco a poco al equipo de producción, para que no solo lleguen a los objetivos, si no que lo cumplan lo antes posible.

En este error suelen caer los gerentes o jefes de equipos, que creen que la producción se puede ir aumentando tanto en cantidad como en tiempo indefinidamente. Suelen ir metiendo el factor prisa, un gran error, porque no por adelantar las cosas en tiempo se van a hacer mejor.

Una vez que un equipo ya tiene una velocidad de Sprint, el jefe de proyecto o gerente no se suele conformar con lo que tiene, dado que en su mente siempre tiene el objetivo de exprimir al máximo al equipo y va induciendo a que este produzca más deprisa.

HerramientasHoy ponemos un ejemplo real de cómo Scrum ayuda a mejorar el servicio que se le ofrece a los clientes y de su efectividad en los plazos.

Una empresa demanda un desarrollo de un proyecto en una semana, 5 días laborables, no hay que caer en la falacia de contar los sábados y domingos porque entonces no se está aplicando una metodología, estamos haciendo lo que nos da la gana a demanda de un cliente exigente.

Para los clientes normalmente todo es urgente, por lo que transmiten esta urgencia a la hora de contratar un servicio o producto. Muchas empresas caen en error de convertir el pedido del cliente en urgente, sacrificar su tiempo y organización por ponerse la etiqueta de urgente a todos los pedidos, lo que los convierte en esclavos del tiempo, echando muchas horas y aumentando el estrés.

En nuestro ejemplo, la empresa tiene una velocidad, por ejemplo, de 40 puntos semanales. Al recibir un pedido urgente, que una vez estimado cuesta 30 puntos, puede asumir perfectamente la carga de trabajo y comprometerse a tenerlo en una semana.
No tiene que ampliar la horas de trabajo ni los días. El equipo cumple con el compromiso y el cliente tiene su proyecto realizado en el tiempo estimado.

En el caso real que ponemos aquí ocurrió que otra empresa solicitó otro trabajo para terminar en una semana unas horas después de aceptar el primero.
Una vez estimado el segundo encargo al cliente se le expuso la imposibilidad de poder cumplir con la fecha, que por falta de producción se tardaría más tiempo.

En este caso se está atendiendo perfectamente a los clientes, no se carga de trabajo al equipo, que además se sabe que no se va a terminar. El primer cliente esta muy contento por tener su proyecto terminado en su tiempo, el segundo aunque no tiene el encargo con la urgencia que quería, sabe que lo dispone para una fecha mas adelante, aunque no lo haya aceptado, y que no se le ha prometido una fecha que no se cumple.

El primero se ha fidealizado tanto por el procedimiento, como por cumplir con los plazos.

El segundo ha sido tratado con profesionalidad y curiosamente, en este caso, al final acepta retrasar su trabajo una semana, no era tan urgente como se decía.

Conocer la velocidad del equipo y el factor de foco permite a una empresa poder hacer promesas de entregas a muy corto plazo sin aumentar las horas y saturar al equipo.

velocidad scrumLa velocidad es uno de los valores que permite definir a las empresas que utilizan Scrum de las que no.
Se entiende por velocidad al número de puntos de esfuerzo que se realizan en cada Sprint, sólo se computan las historias terminadas.

El equipo ha estimado el coste de cada tarea, al final del sprint se recuentan las tareas finalizadas y el coste de las mismas, por ejemplo, un equipo termina 10 tareas de un punto, 5 tareas de 3 puntos y dos tareas de 6 puntos y una de 8 puntos, en total de 45 puntos finalizados en el Sprint, su velocidad ha sido de 45.

Esta velocidad no tiene ningún valor para personas ajenas al equipo y la empresa, dado que no conocen el valor de cada punto con el que se mide la velocidad, pero si es un gran indicador para el equipo y los gestores de la empresa, es un valor importante por:

1º- Se conoce la velocidad de producción, un indicador de cuántos puntos se pueden producir por sprint. Con ello no se carga al equipo con tareas extras en cada sprint, no sometiéndolo a un estrés innecesario, que al final lleva a no producir mucho más, y a obtener mala calidad en lo que se produce, porque la atención se disminuye a tener que dividirse entre más puntos y además soportar una carga excesiva.

2º- Se cuantifica un índice de producción en cada Sprint, lo que permite calcular exactamente el coste de cada punto, ajustar el presupuesto a los clientes y conocer el beneficio de cada trabajo.

3º.- Se elimina la incertidumbre del trabajo y al realizar un presupuesto no se le tiene que añadir ningún coste adicional pensando en las desviaciones internas del equipo.

No confundir la velocidad con el factor de foco, que son dos cosas distintas.

Para calcular el factor de foco, que es el indicador mas importante, se estima una velocidad, supongamos que tenemos en el equipo 6 personas y cada una produce en una situación ideal 1 punto cada día. Por lo que el equipo produce 6 puntos por día.
Si un Sprint dura 10 días, la situación ideal es que el equipo produzca 60 puntos al final del Sprint.

Como no existe un mundo ideal, dado que una persona no puede estar al 100% todo el día, aparte de llamadas, tareas que dan problemas por causas imprevistas, resfriados, etc., se estima que un equipo para estar en su máximo de producción deben tener un factor de foco del 80%.

En nuestro caso, si el equipo ha producido 45 puntos, un 75% de factor de foco. Es una buena cifra y se acerca al 80%.

Es importante calcular el factor de foco porque así sabemos cuánto vamos a producir en un Sprint, pongamos el ejemplo de que en un Sprint dos miembros del equipo tienen que trabajar dos días en una feria, en un stand, por lo que hay que descontar 4 puntos del total, tenemos 56, por lo que:

56 (velocidad ideal) x 0,75 (factor de foco) = 42 de velocidad prevista para el próximo Sprint.